Protezione dei dati

Chi è responsabile

Les Kabourias – Club subacqueo di Grandson, associazione ai sensi degli art. 60 segg. del Codice civile svizzero, club di immersione di Grandson, Ch. de Bellerive, 1422 Grandson.
Contatto per qualsiasi domanda sui Suoi dati: info@kabourias.ch.

Il club applica la legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Se Lei vive nell’Unione europea, si applica anche il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD).

Dove si trovano i Suoi dati

Il sito funziona su Firebase (Google Cloud), con un’archiviazione dei dati scelta nell’Unione europea, riconosciuta dalla Svizzera come in grado di garantire una protezione adeguata.

Google agisce come responsabile del trattamento per conto del club secondo le proprie condizioni sul trattamento dei dati (Cloud Data Processing Addendum). Quando i dati sono trattati negli Stati Uniti (accesso agli account), il trasferimento si basa sullo Swiss-U.S. e sull’EU-U.S. Data Privacy Framework, ai quali Google è certificata, e sulle clausole contrattuali tipo.

Le e-mail che il sito invia al comitato arrivano nella casella del comitato (comite@kabourias.ch), ospitata da Infomaniak in Svizzera.

Quali dati, per quale scopo

Visita del sito

Il fornitore di hosting registra dei registri tecnici (indirizzo IP, data, pagina richiesta, browser) per la sicurezza e il buon funzionamento del sito. Il club non utilizza alcuno strumento di statistica o di pubblicità.

Modulo di contatto

Nome, indirizzo e-mail, oggetto e messaggio, per risponderLe.

Domanda di adesione

Nome, data di nascita, indirizzo, cellulare, indirizzo e-mail, categoria di socio, brevetti, contatto d’emergenza, assicurazione, licenza nautica e osservazioni, per trattare la Sua adesione e accoglierLa nel club.

Account dell’area membri e profilo

Indirizzo e-mail e password (cifrata, il club non la conosce), nome, numero di socio, recapiti, brevetto, data di validità del certificato medico, contatto d’emergenza, assicurazione e licenza nautica. Questi dati servono a gestire la Sua adesione, a organizzare le uscite in sicurezza e a contattarLa. La data del certificato medico riguarda la salute: è visibile solo a Lei e al comitato.

I membri della scuola (istruttori, divemaster) possono indicare i loro brevetti di istruttore (federazione, livello, specialità).

Uscite in barca

Quando si iscrive a un’uscita, il Suo nome compare nella lista dei subacquei di quell’uscita, visibile ai soci convalidati: il pilota e gli altri subacquei sanno chi sarà a bordo. I visitatori del sito pubblico vedono solo le date e il numero di posti liberi, mai i nomi.

Subacquei ospiti (non soci)

Nome, cognome, indirizzo e-mail, cellulare, brevetto, esperienza, assicurazione e messaggio, affinché il comitato decida se può accoglierLa e Le confermi l’uscita. Se la Sua richiesta è accettata, il Suo nome compare nella lista dei subacquei dell’uscita, visibile ai soci convalidati.

Prenotazioni della barca e della club house

Data, orario, numero di persone, motivo, pilota e nome del richiedente. Il planning e la lista d’attesa sono visibili ai soci convalidati; la decisione spetta al comitato.

Mercatino dell’attrezzatura

L’annuncio è pubblico, con il Suo nome e l’iniziale del Suo cognome, le foto e il prezzo. Il Suo indirizzo e-mail non viene pubblicato: l’acquirente Le scrive tramite il sito e Lei riceve il suo nome, il suo indirizzo e-mail, l’eventuale numero di telefono e il suo messaggio. Questi messaggi Le vengono trasmessi per e-mail.

Foto del profilo

Facoltativa. Può aggiungere una foto al Suo profilo; il sito la ritaglia e la riduce prima dell’invio. È visibile a Lei e al comitato. Può cambiarla o eliminarla in qualsiasi momento da «Il mio profilo»: il file viene allora cancellato.

Copia della patente nautica (piloti)

Facoltativa. Un pilota può caricare in «Il mio profilo» una copia della sua patente nautica (PDF o immagine), affinché il club possa verificare che sia autorizzato a condurre la barca. È visibile a lui e agli amministratori del sito. Può sostituirla o eliminarla in qualsiasi momento: il file viene allora cancellato, come pure quando la scheda del socio viene eliminata.

Agenda personale (abbonamento)

Facoltativa. Un socio può abbonare la sua agenda (Apple, Google, Outlook…) alle sue uscite e agli eventi del club. Il sito crea per lui un link segreto, che sostituisce l’accesso: l’applicazione di agenda lo rilegge regolarmente e riceve date, luoghi, il nome del pilota e il numero di iscritti, senza i nomi degli altri subacquei. Il servizio di agenda scelto (per esempio Google) riceve quindi queste informazioni. Il socio può rinnovare il link in qualsiasi momento: il vecchio smette allora di funzionare, come pure se il suo account viene eliminato o sospeso.

Assistente per le domande

Facoltativo. La bolla «Una domanda?» delle pagine pubbliche risponde automaticamente in base al contenuto del sito. La Sua domanda e la conversazione in corso sono inviate a Gemini, il modello di intelligenza artificiale di Google (Vertex AI), che la tratta nell’Unione europea e non la utilizza per addestrare i suoi modelli. Né il club né il sito registrano le domande o le risposte; viene conservato solo un contatore del numero di domande al giorno, per limitare i costi. Il Suo indirizzo IP serve solo, per pochi minuti e in memoria, a limitare il numero di domande per visitatore. Non vi indichi dati personali: per una richiesta, utilizzi il modulo di contatto.

Per impedire ai robot di abusare dell’assistente, la sua apertura carica reCAPTCHA Enterprise di Google (tramite Firebase App Check): Google analizza segnali del browser e del dispositivo e il Suo indirizzo IP, e può depositare i suoi cookie, per verificare che a porre la domanda sia una persona. Nulla viene caricato finché non apre l’assistente. Si applicano l’informativa sulla privacy e i termini di servizio di Google.

Giornale di bordo delle uscite

Dopo un’uscita, il pilota o il comitato compila il giornale di bordo: uscita effettuata o annullata, sito d’immersione, subacquei presenti, modo di pagamento di ogni ospite (TWINT, contanti o da fatturare) ed eventuale osservazione (condizioni, incidente), con il nome della persona che l’ha convalidato. Il giornale è registrato con l’uscita, visibile dai soci convalidati; ogni socio vede le proprie uscite dell’anno, e il comitato le statistiche del club.

Eventi e persone interessate

Il comitato può indicare, per una riunione o un altro evento, i soci interessati. Ricevono un’e-mail con la data, il luogo e la descrizione dell’evento; il comitato vede i loro nomi sull’evento, e ogni socio interessato lo vede contrassegnato «Ti riguarda».

Rubrica dei soci

Facoltativa. In «Il mio profilo», ogni socio sceglie se condividere o no la sua e-mail, il suo telefono e il suo indirizzo con gli altri soci. Solo ciò che ha selezionato appare nella rubrica, con il suo nome, e solo i soci convalidati la consultano. Può ritirare la condivisione in qualsiasi momento: la sua scheda scompare allora dalla rubrica.

Documenti del club

Il comitato deposita nell’area membri documenti del club (statuti, verbali, istruzioni) e sceglie chi li vede: tutti i soci convalidati, o solo alcuni ruoli (piloti, scuola, Section Tech…). Il comitato e gli amministratori vedono tutti i documenti. Un documento può contenere nomi (per esempio un verbale); è registrato con l’account della persona che lo ha depositato.

Segnalazioni di problemi

I soci connessi possono segnalare un problema del sito da qualsiasi pagina. L’osservazione viene registrata con il nome del suo autore, la pagina, il browser e le dimensioni della finestra; solo gli amministratori la consultano.

Contabilità

Il cassiere tiene la contabilità del club nell’area membri: registrazioni, giustificativi (fatture dei fornitori, quietanze), fatture del club e pagamenti ricevuti. Per fatturare, vede il nome, l’indirizzo, l’indirizzo e-mail e il numero di socio dei soci. Le fatture vengono inviate per e-mail, con un PDF e una QR-fattura. Ogni socio vede le proprie fatture e il proprio saldo; la contabilità può essere consultata dal cassiere e dai soci designati dal comitato (revisori dei conti, comitato). I subacquei ospiti a cui viene emessa una fattura sono registrati con il loro nome e indirizzo e-mail. Per riconoscere i pagamenti, il cassiere importa gli avvisi di accredito della banca del club: per ogni bonifico ricevuto, il sito conserva la data, l’importo, il riferimento, la comunicazione, nonché il nome e l’IBAN della persona che ha pagato, così come la banca li trasmette. Per emettere le quote sociali, il cassiere consulta anche l’elenco dei soci (recapiti e categoria di socio).

Registro delle ricariche (Section Tech)

Per i soci autorizzati: ricariche (data, gas, volumi, pressioni, importo) e fatture del gas. Questi dati servono a fatturare i gas e sono documenti contabili.

Elenco dei soci

Il comitato importa nell’area di amministrazione l’elenco dei soci tenuto nel suo software di fatturazione (Crésus): numero, nome, indirizzo, telefono, indirizzo e-mail, data di nascita e categoria. Serve a tenere aggiornati i recapiti e a convalidare gli account online dei soci. A partire da questo elenco il comitato crea un account online per ogni socio (nome, e-mail, recapiti), senza password: il socio sceglie la propria al primo accesso. Chi non desidera un account può chiedere al comitato di cancellarlo.

E-mail inviate dal sito

Il sito Le scrive per confermare o rifiutare una prenotazione o un posto in un’uscita, e trasmette ai venditori i messaggi degli acquirenti. Avvisa i soci interessati da un evento. Il comitato riceve le nuove richieste. Non c’è alcuna newsletter.

Chi vede i Suoi dati

• Lei: il Suo profilo, le Sue iscrizioni, le Sue prenotazioni, i Suoi annunci e i relativi messaggi, le Sue ricariche e fatture.
• Il comitato e gli amministratori: le schede dei soci, l’elenco dei soci, le domande di adesione, i messaggi, le prenotazioni, le richieste dei subacquei ospiti, i soci interessati da un evento e tutti i documenti del club.
• Il cassiere e i revisori dei conti: la contabilità, i suoi giustificativi, le fatture e i pagamenti; il cassiere vede anche i recapiti dei soci per fatturare.
• I soci convalidati: i nomi degli iscritti alle uscite e il giornale di bordo, il planning delle prenotazioni, la rubrica (ciò che ognuno ha scelto di condividere) e i documenti destinati ai loro ruoli.
• Tutti: gli annunci pubblicati nel mercatino e le date delle uscite, senza nomi.
• I fornitori tecnici: Google (hosting, accesso) e Infomaniak (caselle e-mail del club e invio delle e-mail), unicamente per fornire il loro servizio.

Il club non comunica i Suoi dati ad altri terzi, salvo obbligo legale o, in caso di incidente, ai servizi di soccorso.

Su quale base

Il club tratta i Suoi dati per dare esecuzione alla Sua adesione e ai servizi che richiede (iscrizione, prenotazione, annuncio), per adempiere ai propri obblighi legali (contabilità) e in virtù del proprio interesse legittimo a organizzare immersioni sicure e a rispondere ai messaggi. Per i subacquei ospiti, la richiesta si basa sul Suo consenso, dato spuntando la casella del modulo. Ai sensi del RGPD: art. 6 par. 1 lett. a, b, c e f.

Per quanto tempo

• Scheda del socio e profilo: per la durata dell’adesione, poi 2 anni dopo la fine dell’adesione.
• Account dell’area membri: finché non ne chiede la cancellazione, o 2 anni dopo la fine dell’adesione.
• Contabilità, giustificativi, fatture e dati di fatturazione (quote sociali, gas): 10 anni, come prescrive il Codice delle obbligazioni (art. 958f CO).
• Iscrizioni alle uscite, giornale di bordo e prenotazioni: 2 anni dopo la data.
• Rubrica: finché il socio condivide i suoi recapiti.
• Documenti del club: finché il comitato non li elimina.
• Domande di adesione e messaggi di contatto: 1 anno dopo il loro trattamento.
• Richieste dei subacquei ospiti: 1 anno dopo l’uscita.
• Annunci del mercatino e messaggi degli acquirenti: finché il venditore non li elimina, al massimo 2 anni dopo la vendita o il ritiro.
• Registri tecnici del fornitore di hosting: secondo le durate di Google, in genere alcune settimane.
• Backup: copie della banca dati al massimo 14 settimane; backup completi mensili 13 mesi, senza possibilità di cancellarli prima. Un dato cancellato dal sito scompare dai backup alla loro scadenza; se un backup deve essere ripristinato, le cancellazioni chieste nel frattempo vengono rifatte.

Cookie e memorizzazione nel browser

Il sito non utilizza né cookie pubblicitari né cookie di misurazione dell’audience. Quando accede all’area membri, il Suo browser conserva una chiave di sessione (memoria locale) affinché Lei resti connesso; essa scompare al momento della disconnessione. I caratteri tipografici sono ospitati sul sito, senza richieste a Google Fonts.

La conversazione con l’assistente per le domande resta nella scheda del browser (memoria di sessione) e scompare quando la chiude. L’apertura dell’assistente carica reCAPTCHA di Google, che può depositare i propri cookie (vedi «Assistente per le domande»).

Alcune pagine integrano contenuti di Google: i video di YouTube (modalità «privacy avanzata») e la cartina per raggiungere il club (Google Maps). La mappa dei siti d’immersione carica lo sfondo cartografico dall’Ufficio federale di topografia (swisstopo), che riceve il Suo indirizzo IP ma non deposita cookie. Visualizzando queste pagine, il Suo browser si collega a Google, che riceve il Suo indirizzo IP e può depositare i propri cookie secondo la sua informativa sulla privacy.

Sicurezza

Gli scambi con il sito sono cifrati (HTTPS). L’accesso ai dati è limitato da regole di sicurezza verificate dal server: ognuno vede solo ciò che il suo ruolo consente (socio, pilota, Section Tech, comitato, amministratore). Le password non vengono mai memorizzate in chiaro.

Il sito è salvato automaticamente. I backup completi sono cifrati con una chiave che solo il comitato possiede; ogni esportazione dei dati da parte di un amministratore è annunciata al comitato.

I Suoi diritti

Può chiedere in qualsiasi momento:

• l’accesso ai Suoi dati e una copia in un formato di uso comune;
• la rettifica di dati inesatti (la maggior parte si corregge direttamente in Il mio profilo);
• la cancellazione dei Suoi dati o del Suo account, salvo ciò che il club deve conservare per legge (contabilità);
• la limitazione di un trattamento, o opporvisi;
• la revoca del Suo consenso, per il futuro.

Scriva a info@kabourias.ch; il club risponde entro 30 giorni. Se ritiene che i Suoi diritti non siano rispettati, può rivolgersi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, edoeb.admin.ch) o, nell’Unione europea, all’autorità di protezione dei dati del Suo Paese.

Modifiche

Il club adegua questo testo quando i suoi servizi cambiano. La data dell’aggiornamento figura in cima alla pagina.