Protection des données

Qui est responsable

Les Kabourias – Club de plongée de Grandson, association au sens des art. 60 ss du Code civil suisse, Club de plongée de Grandson, Ch. de Bellerive, 1422 Grandson.
Contact pour toute question sur vos données : info@kabourias.ch.

Le club applique la loi fédérale sur la protection des données (nLPD). Lorsque vous vivez dans l’Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique aussi.

Où sont vos données

Le site fonctionne sur Firebase (Google Cloud), avec un hébergement des données choisi dans l’Union européenne, reconnue par la Suisse comme offrant une protection adéquate.

Google agit comme sous-traitant du club selon ses conditions de traitement des données (Cloud Data Processing Addendum). Lorsque des données sont traitées aux États-Unis (connexion aux comptes), le transfert repose sur le Swiss-U.S. et l’EU-U.S. Data Privacy Framework, auxquels Google est certifié, et sur les clauses contractuelles types.

Les emails que le site envoie au comité arrivent dans la boîte du comité (comite@kabourias.ch), hébergée par Infomaniak en Suisse.

Quelles données, pour quoi faire

Visite du site

L’hébergeur enregistre des journaux techniques (adresse IP, date, page demandée, navigateur) pour la sécurité et le bon fonctionnement du site. Le club n’utilise aucun outil de statistiques ou de publicité.

Formulaire de contact

Nom, email, sujet et message, pour vous répondre.

Demande d’adhésion

Nom, date de naissance, adresse, mobile, email, catégorie de membre, brevets, contact d’urgence, assurance, permis bateau et remarques, pour traiter votre adhésion et vous accueillir au club.

Compte de l’espace membres et profil

Email et mot de passe (chiffré, le club ne le connaît pas), nom, numéro de membre, coordonnées, brevet, date de validité du certificat médical, contact d’urgence, assurance et permis bateau. Ces données servent à gérer votre adhésion, à organiser les sorties en sécurité et à vous joindre. La date du certificat médical touche à la santé : elle n’est visible que par vous et par le comité.

Les membres de l’école (instructeurs, divemasters) peuvent indiquer leurs brevets moniteur (fédération, niveau, spécialités).

Sorties bateau

Quand vous vous inscrivez à une sortie, votre nom apparaît dans la liste des plongeurs de cette sortie, visible par les membres validés : le pilote et les autres plongeurs savent qui sera à bord. Les visiteurs du site public voient seulement les dates et le nombre de places libres, jamais les noms.

Plongeurs invités (non-membres)

Prénom, nom, email, mobile, brevet, expérience, assurance et message, pour que le comité décide s’il peut vous accueillir et vous confirme la sortie. Si votre demande est acceptée, votre nom apparaît dans la liste des plongeurs de la sortie, visible par les membres validés.

Réservations du bateau et du club house

Date, horaire, nombre de personnes, motif, pilote et nom du demandeur. Le planning et la file d’attente sont visibles par les membres validés ; le comité prend la décision.

Bourse au matériel

L’annonce est publique, avec votre prénom et l’initiale de votre nom, ses photos et son prix. Votre email n’est pas publié : l’acheteur vous écrit par le site, et vous recevez son nom, son email, son téléphone éventuel et son message. Ces messages vous sont transmis par email.

Photo de profil

Facultative. Vous pouvez ajouter une photo à votre profil ; le site la recadre et la réduit avant l’envoi. Elle est visible par vous et par le comité. Vous pouvez la changer ou la supprimer à tout moment depuis « Mon profil » : le fichier est alors effacé.

Copie du permis bateau (pilotes)

Facultative. Un pilote peut déposer dans « Mon profil » une copie de son permis bateau (PDF ou image), pour que le club puisse vérifier qu’il est autorisé à conduire le bateau. Elle est visible par lui et par les administrateurs du site. Il peut la remplacer ou la supprimer à tout moment : le fichier est alors effacé ; il l’est aussi quand la fiche du membre est supprimée.

Agenda personnel (abonnement)

Facultatif. Un membre peut abonner son agenda (Apple, Google, Outlook…) à ses sorties et aux événements du club. Le site crée pour lui un lien secret, qui remplace la connexion : l’application d’agenda le relit régulièrement et reçoit les dates, les lieux, le nom du pilote et le nombre d’inscrits, sans les noms des autres plongeurs. Le service d’agenda choisi (par exemple Google) reçoit donc ces informations. Le membre peut renouveler le lien à tout moment : l’ancien cesse alors de fonctionner ; il cesse aussi si son compte est supprimé ou suspendu.

Assistant de questions

Facultatif. La bulle « Une question ? » des pages publiques répond automatiquement à partir du contenu du site. Votre question et la conversation en cours sont envoyées à Gemini, le modèle d’intelligence artificielle de Google (Vertex AI), qui la traite dans l’Union européenne et ne l’utilise pas pour entraîner ses modèles. Ni le club ni le site n’enregistrent les questions ou les réponses ; seul un compteur du nombre de questions par jour est gardé, pour limiter les coûts. Votre adresse IP sert seulement, quelques minutes et en mémoire, à limiter le nombre de questions par visiteur. N’y indiquez pas de données personnelles : pour une demande, utilisez le formulaire de contact.

Pour empêcher les robots d’abuser de l’assistant, son ouverture charge reCAPTCHA Enterprise de Google (via Firebase App Check) : Google analyse des signaux du navigateur et de l’appareil et votre adresse IP, et peut déposer ses cookies, pour vérifier qu’un humain pose la question. Rien n’est chargé tant que vous n’ouvrez pas l’assistant. La politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google s’appliquent.

Journal de bord des sorties

Après une sortie, le pilote ou le comité remplit son journal de bord : sortie effectuée ou annulée, site plongé, plongeurs présents, mode de paiement de chaque invité (TWINT, espèces ou à facturer) et remarque éventuelle (conditions, incident), avec le nom de la personne qui l’a validé. Le journal est enregistré avec la sortie, visible par les membres validés ; chaque membre voit ses propres sorties de l’année, et le comité les statistiques du club.

Événements et personnes concernées

Le comité peut indiquer, pour une réunion ou un autre événement, les membres concernés. Ils reçoivent un email avec la date, le lieu et la description de l’événement ; le comité voit leurs noms sur l’événement, et chaque membre concerné le voit marqué « Te concerne ».

Annuaire des membres

Facultatif. Dans « Mon profil », chaque membre choisit de partager ou non son email, son téléphone et son adresse avec les autres membres. Seul ce qu’il a coché paraît dans l’annuaire, avec son nom, et seuls les membres validés le consultent. Il peut retirer son partage à tout moment : sa fiche disparaît alors de l’annuaire.

Documents du club

Le comité dépose dans l’espace membres des documents du club (statuts, procès-verbaux, consignes) et choisit qui les voit : tous les membres validés, ou seulement certains rôles (pilotes, école, Section Tech…). Le comité et les administrateurs voient tous les documents. Un document peut contenir des noms (par exemple un procès-verbal) ; il est enregistré avec le compte de la personne qui l’a déposé.

Signalements de problèmes

Les membres connectés peuvent signaler un problème du site depuis n’importe quelle page. La remarque est enregistrée avec le nom de son auteur, la page, le navigateur et la taille de la fenêtre ; seuls les administrateurs la consultent.

Comptabilité

Le trésorier tient la comptabilité du club dans l’espace membres : écritures, pièces justificatives (factures de fournisseurs, quittances), factures du club et paiements reçus. Pour facturer, il voit le nom, l’adresse, l’email et le numéro de membre des membres. Les factures partent par email, avec un PDF et une QR-facture. Chaque membre voit ses propres factures et son solde ; la comptabilité est consultable par le trésorier et par les membres que le comité désigne (vérificateurs des comptes, comité). Les plongeurs invités facturés sont enregistrés avec leur nom et leur email. Pour reconnaître les paiements, le trésorier importe les avis de crédit de la banque du club : pour chaque virement reçu, le site conserve la date, le montant, la référence, la communication, ainsi que le nom et l’IBAN de la personne qui a payé, tels que la banque les transmet. Pour émettre les cotisations, le trésorier consulte aussi le registre des membres (coordonnées et catégorie de membre).

Journal de gonflage (Section Tech)

Pour les membres accrédités : gonflages (date, gaz, volumes, pressions, montant) et factures de gaz. Ces données servent à facturer les gaz et sont des pièces comptables.

Registre des membres

Le comité importe dans l’espace d’administration la liste des membres tenue dans son logiciel de facturation (Crésus) : numéro, nom, adresse, téléphone, email, date de naissance et catégorie. Elle sert à tenir à jour les coordonnées et à valider les comptes en ligne des membres. Le comité crée à partir de cette liste un compte en ligne pour chaque membre (nom, email, coordonnées), sans mot de passe : le membre choisit le sien lors de sa première connexion. Un membre qui ne souhaite pas de compte peut demander au comité de le supprimer.

Emails envoyés par le site

Le site vous écrit pour confirmer ou refuser une réservation ou une place sur une sortie, et transmet aux vendeurs les messages des acheteurs. Il prévient les membres concernés par un événement. Le comité reçoit les nouvelles demandes. Il n’y a pas de newsletter.

Qui voit vos données

• Vous : votre profil, vos inscriptions, vos réservations, vos annonces et leurs messages, vos gonflages et factures.
• Le comité et les administrateurs : les fiches membres, le registre, les demandes d’adhésion, les messages, les réservations, les demandes des plongeurs invités, les membres concernés par un événement et tous les documents du club.
• Le trésorier et les vérificateurs des comptes : la comptabilité, ses pièces justificatives, les factures et les paiements ; le trésorier voit aussi les coordonnées des membres pour les facturer.
• Les membres validés : les noms inscrits aux sorties et le journal de bord, le planning des réservations, l’annuaire (ce que chacun a choisi de partager) et les documents destinés à leurs rôles.
• Tout le monde : les annonces publiées de la bourse et les dates des sorties, sans noms.
• Les prestataires techniques : Google (hébergement, connexion) et Infomaniak (boîtes email du club et envoi des emails), uniquement pour fournir leur service.

Le club ne communique pas vos données à d’autres tiers, sauf obligation légale ou, en cas d’accident, aux services de secours.

Sur quelle base

Le club traite vos données pour exécuter votre adhésion et les services que vous demandez (inscription, réservation, annonce), pour respecter ses obligations légales (comptabilité), et dans son intérêt légitime à organiser des plongées sûres et à répondre aux messages. Pour les plongeurs invités, la demande repose sur votre accord, donné en cochant la case du formulaire. Au sens du RGPD : art. 6, al. 1, let. a, b, c et f.

Combien de temps

• Fiche membre et profil : pendant l’adhésion, puis 2 ans après la fin de l’adhésion.
• Compte de l’espace membres : jusqu’à ce que vous demandiez sa suppression, ou 2 ans après la fin de l’adhésion.
• Comptabilité, pièces justificatives, factures et données de facturation (cotisations, gaz) : 10 ans, comme l’exige le Code des obligations (art. 958f).
• Inscriptions aux sorties, journal de bord et réservations : 2 ans après la date.
• Annuaire : tant que le membre partage ses coordonnées.
• Documents du club : jusqu’à ce que le comité les supprime.
• Demandes d’adhésion et messages de contact : 1 an après leur traitement.
• Demandes des plongeurs invités : 1 an après la sortie.
• Annonces de la bourse et messages des acheteurs : jusqu’à ce que le vendeur les supprime, au plus 2 ans après la vente ou le retrait.
• Journaux techniques de l’hébergeur : selon les durées de Google, généralement quelques semaines.
• Sauvegardes : copies de la base de données au plus 14 semaines ; sauvegardes mensuelles complètes 13 mois, sans suppression possible avant ce délai. Une donnée effacée du site disparaît des sauvegardes quand elles arrivent à échéance ; si une sauvegarde doit être restaurée, les suppressions demandées entre-temps sont refaites.

Cookies et stockage dans le navigateur

Le site n’utilise ni cookies publicitaires ni cookies de mesure d’audience. Quand vous vous connectez à l’espace membres, votre navigateur garde une clé de session (stockage local) pour que vous restiez connecté ; elle disparaît à la déconnexion. Les polices de caractères sont hébergées sur le site, sans appel à Google Fonts.

La conversation avec l’assistant de questions reste dans l’onglet du navigateur (stockage de session) et disparaît quand vous le fermez. L’ouverture de l’assistant charge reCAPTCHA de Google, qui peut déposer ses propres cookies (voir « Assistant de questions »).

Certaines pages intègrent des contenus de Google : les vidéos YouTube (mode « confidentialité renforcée ») et le plan d’accès au club (Google Maps). La carte des sites de plongée charge son fond de carte chez l’Office fédéral de topographie (swisstopo), qui reçoit votre adresse IP mais ne dépose pas de cookies. En affichant ces pages, votre navigateur se connecte à Google, qui reçoit votre adresse IP et peut déposer ses propres cookies selon sa politique de confidentialité.

Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). L’accès aux données est limité par des règles de sécurité vérifiées par le serveur : chacun ne voit que ce que son rôle permet (membre, pilote, Section Tech, comité, administrateur). Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.

Le site est sauvegardé automatiquement. Les sauvegardes complètes sont chiffrées avec une clé que seul le comité détient ; chaque export des données par un administrateur est annoncé au comité.

Vos droits

Vous pouvez demander à tout moment :

• l’accès à vos données et une copie dans un format courant ;
• la correction de données inexactes (la plupart se corrigent directement dans Mon profil) ;
• la suppression de vos données ou de votre compte, sauf ce que le club doit conserver légalement (comptabilité) ;
• la limitation d’un traitement, ou vous y opposer ;
• le retrait de votre accord, pour l’avenir.

Écrivez à info@kabourias.ch ; le club répond dans les 30 jours. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch) ou, dans l’Union européenne, à l’autorité de protection des données de votre pays.

Modifications

Le club adapte ce texte quand ses services changent. La date de mise à jour figure en haut de la page.